过程导向和任务导向的会议
格鲁夫把会议分成两种，一种是过程导向的会议，另外一种是任务导向的会议；简单的理解就是过程导向是例行的、日常的，关于知识技能和信息交流的，而任务导向的会议就是指为了解决特定问题的不定期举行的。格鲁夫认为一个组织的80%的问题应该由过程导向会议来解决，只有20%的事情是通过任务导向的会议来沟通的，如果大量的召开任务导向的会议，这样的组织是有问题的。
一对一会议
上下级之间的正式的、一对一的交流应该是经理人频率最高的工作之一，很多人不把这样的沟通当作正式的沟通活动，或者处理方法不够到位导致沟通效果不佳，那么作为日常性的工作，如何开好一对一的会议呢？
- 一对一会议应该由下属来准备并主导会议内容，并提前准备好内容纲要；
- 时间在一个小时左右最为合适，太短处理问题都比较表面，太长容易造成低效；
- 地点应该选择在部属办公场所，可以同步检查他的其他工作；
- 会议过程中要尽量鼓励下属提出问题，并激发出下属对问题的思考和解决方案；
- 会议要有记录，保持对彼此后续工作承诺的跟进，并采取抽查的方式持续跟进；
- 拒绝随意的闲谈式的会议邀请，必须双方有所准备并提前知道议题才开始这个会议；
- 会议结束时一定要约定下一次开会时间和讨论事项；
- 和一个部属的一对一会议一般每周或每两周一次；
- 除了会议，还需要辅助抽查和随时的信息交换来跟进、支持部属工作；
另外过程导向的会议还有部门会议、运营会议等。
在研究开会低效率的问题，发现了一篇文章，提到了《罗伯特议事规则》，记下来，找时间研究一下。我之前写的一篇关于开会的日志：开会！开会！
开会大有学问
作者：许振 2007-08-09 11:02:20 标签： 人文/历史 开会的学问
连 续开会到深夜。现在要是有专门的开会软件就好了，可以提高效率，减轻疲劳。大家按照不同模版的程序，提出问题——梳理问题——分析问题——解决问 题。 写到这里，忽然想到之前肯定有无数的人会想到这个问题，到百度上搜索一下，果然，早在100多年以前就有美国人想到这个问题，并且写了一本书来解决这个问 题： 一百多年前美国南北战争时期，北方的麻省贝特福特有一位年轻的陆军中尉亨利”马丁”罗伯特。
一天，他奉命主持地方教会的一个会议。 由于与会者对会议题意见分歧很大，这个会主持得一塌糊涂。人们在会上争论得不亦乐乎，最终是什决议也未达成， 这样的会开了等于不开，甚至比不开还要糟糕。这事让罗伯特发誓，如果不找到一个好的开会办法，他就再也不开会了。 他开始认真探究人的智慧本质，和大多数西方哲人一样，他发现人是一种最难被道理说服的动物，当出现分歧的时候，不管分歧的基础是什么，或者出于利益冲突， 或者出于信仰理念，或者出于知识经验的不同等等，总之分歧一旦明确公开，是非常难以在短短时间里靠语言的交流来达到一方说服另一方的。分歧的双方找到共同 点的可能不是不存在；但是这需要有一定的交流机制，否则，一方说清楚了，另一方根本没听进去，还是白搭。结果他发现，美国居然没有一部现成的开会议事规 则。尽管西方人从古希腊广场民主时代开始就开会决议军政大事了，但是，那时嗓门比道理的效力要大。
罗伯特决定自己写一部。他开始研究 已有的各种议事程式，探索这些程式的逻辑，为什么要这样规定，如果不这样规定的话，会产生什么结果。经过几年努 力，他写出了一部《罗伯特议事规则》。他自费出版，并自己出钱买了一千本送给国会议员、律师、教授等头面人物。该书后来畅销全国，成为美国民众开会的标准 手册。到１９１５年，已有将军头衔的罗伯特出版了修订本，书名正式叫做《罗伯特议事规则》。
这样的“游戏规则”，对于民主理念的具体 实现和操作，常常具有决定成败的重要性。罗伯特议事规则的内容非常详细，包罗万象，有些是针对会议主持主席 的规则，有些是针对会议秘书的规则，当然，大多是有关普通与会者的规则．他们遵照怎样的规则提出和表达意见，遵照怎样的规则进行辩论；怎样进行表决。比 如，有关动议、附议、反对和表决的一些规则是为了避免争执。 原则上，现在美国的国会、法院和大大小小的会议上，在规范的制约下，是不允许争执的。 如果我对某动议有不同意见，怎办呢？我首先必须想到的，按照规则是不是还有我的发言时间？什么时候？第二，当我表达我的意见时，我是向会议主持者说话，而 不是向持不同意见的对手说话。不同意见的对手之间直接对话，是规则所禁止的。在国会辩论的时候就是这样，说是辩论，不同意见的议员在规定的时间里，只能向 主持的议长或委员会主席说话，而不能向自己的对手“叫板”。发言的时候不能拖堂延时，不能强行要求发言，在别人发言的时候不能插嘴，因为这都是规则所禁止 的。 在美国的法庭上也是这样，当事双方的律师是不能直接对话的，因为一对话必吵无疑，法庭就会变成吵架的场所。规则规定，律师只能和法官对话，向陪审团呈示证 据，而陪审团按照规则自始至终是“哑巴”。不同观点和不同利益之间的针锋相对。就是这样在规则的约束下，间接地实现的。
这样的技术细 节，是民主得以实现的必要条件。否则的话，发生分歧就互不相让，各持己见，争吵得不亦乐乎，很可能永远达不成统一的决议，什么事也办不 成。即使能够得出可行的结果，效率也将十分低下。而罗伯特议事规则，就像一台设计良好的机器，能够有条不紊地让各种意见得以表达，用规则来压制冲动，找到 求同存异的地方，然后按照规则表决。规则保障了民主程序的效率。
罗伯特议事规则立足于民主理念的具体实现和操作，内容包罗万象，大多 是有关普通与会者的规则。如美国的国会、法院和大大小小的会议上，在规范的制约 下，是不怎样有直接的争论的。如果对某动议有不同意见，首先必须考虑是，按照规则是否有我的发言时间？是什么时候？别人发言时不能插嘴，不能拖堂延时，不 同观点只能通过主持者间接实现。表面来看，这是技术细节，实质是保障民主程序和开会效率的必要条件。否则，会越开越多越开越长，甚至成了吵架场所，什么议 题都议而难决，泡会的日子就免不了。
孙中山先生是近代中国第一个摆脱封建帝王和官僚传统而信仰民主的政治家，他搞民权的第一步就是 让人们知道如何开会。孙中山亲自翻译编写了《罗伯特议 事规则》，取名《民权初步》。胡适说，孙中山的《民权初步》的重要性远胜过《建国方略》、《三民主义》，然而，却被人们忽略了。 《罗伯特议事规则》出版后将近一百年了已经修订了十次，最近的一次修订是2000版。
免不了的天天开会，面对效率底下的会议，头疼的很，想了七条和会议相关的问题，纯属自勉。
- 准备好了没有？会议召集人要主题明确，准备资料分发到位，给参会人足够的准备时间；
- 参会人空手而来，谁通知他来开会的？！
- 少说废话！别人的智商都比你高，你不需要翻来覆去解释你的观点！
- 主持人要时刻准备着，把跑题的那个人拉回来！
- 会议记录必须要完整记录所有达成的讨论结果，落实所有待办事项、责任人、完成时间！有人没事做？谁通知他来开会的？哦，他是领导，那例外!
- 谁负责待办事项的跟进？what’s the next action？
- 最后一个问题，这个会真的非开不可？
最新评论